税理士を変えるときの引き継ぎ資料一覧｜これがないと翌期の申告が組めない

「前の事務所から段ボール1箱もらってきました。これで足りますか」

引き継ぎの初回に、よくある場面です。中を見ると、決算書と申告書の控えは入っている。でも固定資産台帳がない。消費税の届出書の控えもない。これでは翌期の申告が組めません。

税理士を変えるとき、実際につまずくのは断り方ではなく資料です。何をもらうべきかを知らないまま「一式お願いします」と頼むと、相手が渡しやすいものだけが返ってきます。悪気がある場合よりも、聞かれなかったから出さなかった、というほうが多いです。

公認会計士・税理士の長島祐太が、引き継ぎで必ず受け取るべき資料と、それぞれが何のために要るのか、もらえなかったときにどう復元するかを書きます。

決算と申告の控え

直近3期分を基本にしてください。5期分もらえるならそのほうがいいです。

・決算書（貸借対照表、損益計算書、株主資本等変動計算書、個別注記表）

・法人税、地方税、消費税の申告書の控え（別表を含む一式）

・勘定科目内訳明細書

・法人事業概況説明書

別表を抜いた決算書だけ渡されることがありますが、別表がないと困ります。繰越欠損金の残高と発生年度は別表七に載っていますし、交際費や寄附金の限度額の計算、減価償却の償却超過額の有無も別表で見ます。「一式」と言うときは別表を含むと明示してください。

法人事業概況説明書は軽く見られがちですが、従業員数や取引先、月別の売上が書かれていて、前の事務所が会社をどう説明していたかが分かります。調査の場面でも使われる書類です。

帳簿

総勘定元帳を3期分。できれば会計データそのものですが、事務所のシステムで作られていると紙かPDFになります。それでも構いません。

元帳が要るのは、貸借対照表に載っている残高の中身を確認するためです。仮払金80万円と書いてあっても、それが何なのかは元帳を追わないと分かりません。役員貸付金、前払費用、仮受金あたりは、中身が分からないまま引き継ぐと翌期に動かせなくなります。

紙やPDFでしか出ない場合、新しい会計ソフトには期首残高だけを入れて、過去の取引は参照用として保存する形になります。過去分まで入力し直す必要はありません。

固定資産台帳がいちばん重い

引き継ぎ資料の中で、なくて困る度合いが最も高いのがこれです。

決算書に「機械装置 480万円」と書いてあっても、それが何台の何で、いつ買って、耐用年数が何年で、あと何年償却できるのかは台帳にしか書かれていません。これがないと翌期の減価償却費が計算できません。

あわせてもらうものが3つあります。一括償却資産の明細、少額減価償却資産として処理したものの明細、リース資産の一覧です。

一括償却資産は3年で均等に償却するので、途中で引き継ぐと残りの2年分が宙に浮きます。これを落とすと、本来使えたはずの損金を捨てることになります。追徴されるわけではないので誰も気づきませんが、会社は確実に損をしています。

過去に選んだことの記録

税務には「一度選ぶと、届出を出すまで続く」ものがいくつもあります。その選択の履歴が分からないと、翌期の判断ができません。

・消費税の各種届出書の控え（課税事業者選択、簡易課税選択、選択不適用など）

・青色申告の承認申請書の控え

・減価償却方法や棚卸資産の評価方法の届出書の控え

・特別償却や各種準備金を使っていればその明細

・インボイスの登録通知（登録番号と登録日）

特に消費税です。いま簡易課税なのか本則なのか、簡易課税を選んでから何年経っているのか。これが分からないと、翌期に有利な方法を選べません。簡易課税は一度選ぶと2年間は変えられませんし、やめるときも事前の届出が要ります。届出書の控えがなければ、税務署で確認するしかありません。

給与と源泉、そしてID

給与関係は年末調整をまたぐと面倒になるので、期の途中でも次の資料を確保してください。

・源泉徴収簿（従業員ごと）

・扶養控除等申告書などの年末調整の書類

・法定調書合計表と給与支払報告書の控え

・源泉所得税の納付書の控え（納期の特例を使っているかどうかも確認）

それから、IDとパスワードです。ここを忘れる会社が本当に多いです。

・e-Taxの利用者識別番号と暗証番号

・eLTAXの利用者IDと暗証番号

・会計ソフトや給与ソフトが会社名義の契約なら、そのアカウント

利用者識別番号は分からなくなっても取り直せます。ただし新しい番号にすると、過去に税務署から届いたメッセージボックスの内容は見られなくなります。過去の申告の受信通知や納税の記録が追えなくなるので、取り直しは最後の手段です。

もらえなかったときの復元手段

関係がこじれて資料が出てこない場合でも、打つ手はあります。

まず申告書です。税務署には申告書等閲覧サービスがあり、自分が提出した申告書を見ることができます。コピーはもらえませんが、一定の条件のもとで写真撮影が認められています。別表も見られるので、繰越欠損金や償却超過額はここで確認できます。本人確認書類が要るので、事前に管轄の税務署へ問い合わせてください。

所得金額だけであれば、納税証明書でも確認できます。届出の提出状況は、税務署に照会すれば教えてもらえます。

固定資産台帳の代わりになるのは、市町村に出している償却資産申告書です。資産ごとの取得年月と取得価額が載っているので、これと申告書の別表十六を突き合わせれば、ある程度は組み直せます。ただし償却資産申告書は土地・建物と車両が対象外なので、そこは登記簿や車検証、購入時の契約書から拾うことになります。

要するに、復元はできます。ただ時間と費用がかかります。最初から資料をもらっておけばゼロで済む作業です。

台帳がなかった印刷会社の例

チラシと封筒、冊子の印刷をしている会社です。社員6名、売上8,500万円。引き継ぎを受けたとき、決算書と申告書の控えは3期分そろっていたのに、固定資産台帳だけが入っていませんでした。前の事務所に依頼しても、システムから出せないという回答でした。

この業種は設備が重いです。オフセット印刷機、デジタル印刷機、断裁機、折り機、製本機、刷版の出力装置、それに工場の内装と空調。決算書の帳簿価額は合計で2,800万円ほどありました。

償却資産申告書と別表十六から復元して、18点まで特定できました。かかった時間はおよそ12時間、費用は8万円をいただいています。決算後にきちんと引き継いでいれば、かからなかったお金です。

復元の過程で2つ分かったことがあります。ひとつは、一括償却資産として3年で落としている途中のものが2件あったこと。これは台帳がないまま翌期を組んでいたら、確実に落としていました。

もうひとつは、4年前に入れたデジタル印刷機です。印刷業の機械装置は、デジタル印刷システムの設備と、それ以外の設備とで耐用年数が違います。この機械は短いほうで入れるべきところを、長いほうの区分で入力されていました。つまり毎期の減価償却費が本来より少なく、その分だけ多く税金を払っていたことになります。前の事務所の入力誤りでした。

社長には「12時間かけて出てきたのは、前の事務所のミスでした」と報告することになりました。笑い話のようですが、こういうことは珍しくありません。

受け取ったあとに必ず照合する4点

資料をもらって終わりではありません。新しい税理士が最初にやるべき確認が4つあります。会社側も、これをやってもらえているか見ておいてください。

・前期の貸借対照表と、新しい会計ソフトの期首残高が一致しているか

・繰越欠損金の残高と発生年度が、別表七の記載と合っているか

・固定資産の未償却残高の合計が、決算書の帳簿価額と一致しているか

・消費税の課税方式と、その届出がいつ出されたものか

ここを飛ばして月次を始めてしまうと、最初の決算で必ず止まります。引き継ぎの初月は、月次の処理より照合のほうが大事です。

資料をいつ請求するか、どう伝えるかについては今の税理士への断り方｜角を立てずに契約を終える手順と文例に文例を載せています。解約の通知書に、必要な資料を具体的に書いておくのが確実です。

そもそも決算後に切り替えれば、これらの資料は申告が終わった時点で全部そろっています。期の途中で動くと、揃っていないものを揃えるところから始まります。理由は税理士を変えるベストタイミング｜決算後がいい理由と期中変更のリスクに書きました。